Bots de IA y memoria de reuniones: dos cambios de Teams que conviene revisar ya

Empiezas una reunión con un cliente y en la lista de participantes aparece «Notetaker de Juan». Nadie sabe muy bien quién lo ha invitado, ni dónde van a acabar esas notas. A estas alturas, a casi todo el mundo le ha pasado alguna vez.

Microsoft está preparando dos cambios en las reuniones de Teams que van justo de esto: uno decide quién puede entrar y el otro, qué se recuerda después. Los dos vienen activados por defecto, así que conviene conocerlos antes de que lleguen. Todo lo que contamos sale del centro de mensajes de Microsoft 365 (MC1251206 y MC1429018) y de la documentación de Microsoft Learn, consultados el 24 de septiembre de 2026.

¿Qué cambia con los bots de IA que entran en las reuniones?

Los asistentes de IA de terceros, los que se unen a una reunión para grabarla, transcribirla o resumirla, son cómodos, pero plantean una pregunta incómoda: ¿quién ha decidido que estén ahí y dónde guardan lo que escuchan?

Teams va a detectar estos bots cuando intenten unirse a una reunión que organiza tu empresa, combinando señales técnicas y de comportamiento durante la conexión. Cuando detecta uno:

• Lo manda siempre a la sala de espera, aunque la reunión esté configurada para que todo el mundo entre directamente.
• Aparece marcado como bot, para que se distinga de un participante humano.
• El organizador decide si entra (y los moderadores, según las opciones de la reunión). Al admitirlo, Teams muestra un aviso para que no se haga por despiste.
• Si ya está dentro, se puede expulsar en cualquier momento.

Viene activado por defecto en todas las organizaciones. Según el último aviso de Microsoft, el despliegue general termina a finales de octubre de 2026.

¿Cómo se configura?

Desde el centro de administración de Teams, en Directivas de reunión › Unión a reuniones y sala de espera, con la opción de administrar los bots externos y su acceso a las reuniones. En PowerShell es el parámetro ExternalBotAccessMode de Set-CsTeamsMeetingPolicy:

Si prefieres que no entre ninguno, este es el comando:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ExternalBotAccessMode BlockDetectedBots

Al no estar documentado, lo razonable es probarlo primero en una directiva asignada a unos pocos usuarios y no directamente en la Global.

La letra pequeña

• No detecta todos los bots. Microsoft lo reconoce y pide que los que se escapen se reporten desde Teams.
• A veces confundirá a una persona con un bot. Para eso hay una opción de «Esto no es un bot» al admitirla.
• Solo aplica a reuniones, no a eventos como seminarios web o town halls.
• Protege las reuniones que organiza tu empresa, no las de otras organizaciones a las que asistes.
• Por ahora, Microsoft indica que el ajuste no se puede controlar por pertenencia a grupos de Entra ID. Ha anunciado controles más detallados para más adelante.

¿Qué es el archivo de reuniones con IA?

El segundo cambio va en la dirección contraria: no se trata de quién escucha, sino de qué se recuerda.

Teams va a generar, para cada reunión que cumpla los requisitos, un archivo con extensión .meeting que contiene los metadatos de la reunión (título, fecha) y un resumen generado por IA con las ideas clave. Sirve para que la IA pueda responder preguntas sobre esa reunión más adelante, citando el resumen o la convocatoria. Primero lo usará Facilitator, el agente que toma notas en las reuniones, y más adelante también Copilot.

Lo interesante es que el archivo sigue ahí aunque la transcripción o la grabación hayan caducado. Es decir, la IA puede seguir respondiendo sobre una reunión cuya transcripción ya no existe.

¿Cuándo se genera?

Solo si se cumplen las tres condiciones:

1. La reunión se ha transcrito y la transcripción se ha guardado.
2. Al menos un invitado tiene licencia de Microsoft 365 Copilot.
3. La opción de la reunión «Permitir Copilot y Facilitator» está en «Durante y después de la reunión».

No se genera en reuniones con etiquetas de confidencialidad que incluyan cifrado, en reuniones con cifrado de extremo a extremo ni en las que tienen restringido copiar o reenviar el contenido.

¿Dónde se guarda y quién puede verlo?

• Se guarda en un contenedor de SharePoint Embedded propiedad de Teams, dentro de tu tenant y no en el OneDrive de nadie. En organizaciones multigeo, en la ubicación de datos preferida del organizador.
• Nadie puede abrir el archivo directamente. Solo lo consultan Copilot, Facilitator y otras herramientas de IA de Microsoft.
• La IA solo usa el archivo para responder a quien tenía acceso a la reunión (invitados o personas con las que se compartió el resumen) y dentro del mismo tenant del organizador.
• Si se desactiva la cuenta del organizador, el archivo sigue existiendo hasta que caduque.
• Se puede buscar, conservar y exportar con eDiscovery de Purview.

¿Cómo se controla?

• A nivel de organización: en el centro de administración de Teams, en la sección de memoria y archivo de IA de las directivas de reunión, con la opción de permitir que la IA archive reuniones generando archivos .meeting. Está activada por defecto y se aplica a toda la organización: no se puede activar o desactivar solo para algunos usuarios.
• Plazo de conservación: por defecto, 5 años (1.825 días), configurable en el mismo sitio. Si tienes directivas de retención de Purview que apliquen a estos archivos, mandan ellas.
• Por reunión: el organizador puede evitar el archivo dejando «Permitir Copilot y Facilitator» en «Solo durante la reunión».
• Borrado: el organizador puede eliminarlo desde el resumen de la reunión (menú «…» › eliminar el contenido del resumen). El administrador, con Remove-AIGeneratedKnowledge en PowerShell.

Una limitación a tener en cuenta: las barreras de información todavía no son compatibles con esta función.

En cuanto a fechas, Microsoft ya las ha retrasado una vez. Según el aviso del 21 de septiembre, las primeras organizaciones lo recibirán a principios de noviembre y el resto entre diciembre y enero. El ajuste aparece en el centro de administración unas dos semanas antes de que empiecen a generarse archivos, así que hay margen para decidir.

Qué haríamos nosotros

1. Dejar la detección de bots como viene (con aprobación) y avisar a quienes organizan reuniones de que verán bots marcados en la sala de espera.
2. Decidir si se bloquean del todo. Si en tu organización no hay ningún asistente externo aprobado, BlockDetectedBots es una opción razonable. Pruébalo antes en una directiva de pruebas.
3. Preguntar qué asistentes de IA usa ya el equipo. Si alguno es necesario, mejor saberlo antes de que empiecen a quedarse en la sala de espera.
4. Revisar el plazo de 5 años antes de noviembre. Para muchas empresas es demasiado. Lo lógico es alinearlo con lo que ya conservas de transcripciones y grabaciones.
5. Explicar a los organizadores la opción «Solo durante la reunión» para las reuniones delicadas: dirección, recursos humanos, clientes con requisitos de confidencialidad.

Nuestra opinión: que una IA tome notas puede ser muy útil. Pero, como organizadores, casi nunca hemos sabido dónde guardaba esas notas el bot de otra persona, ni quién podía leerlas. Con estos dos cambios, al menos, Teams obliga a decidirlo.

Si quieres que revisemos cómo están configuradas tus reuniones de Teams, cuéntanoslo en tres líneas.