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Buzones compartidos en Microsoft 365: cuándo te ahorran una licencia y cuándo no
info@, ventas@, soporte@… Un buzón compartido en Exchange Online no necesita licencia, pero tiene límites. Cuándo usarlo, cuándo no y cómo convertir un buzón de usuario.
Casi todas las empresas tienen direcciones que no son de nadie en concreto: info@, administracion@, soporte@. Y en muchos tenants cada una tiene detrás un usuario con licencia completa que nadie usa para otra cosa. Eso es dinero tirado, y además una cuenta más que proteger.
Qué es un buzón compartido
Un buzón compartido es un buzón de Exchange Online sin usuario asociado. Nadie inicia sesión en él: los miembros del equipo lo ven dentro de su propio Outlook y pueden leer y enviar como esa dirección. No necesita licencia mientras tenga menos de 50 GB y no use archivado ni retención por litigio.
Cuándo encaja
- Direcciones genéricas que gestionan varias personas (
info@,pedidos@). - Buzones de antiguos empleados que hay que conservar un tiempo sin pagar licencia.
- Calendarios de recursos: salas, vehículos, equipos prestables.
Cuándo no encaja
- Si alguien necesita iniciar sesión directamente en ese buzón (móvil, Teams, aplicaciones).
- Si va a superar los 50 GB o necesita archivo en línea: entonces hay que asignarle una licencia Exchange Online Plan 2 o similar.
- Si se usa para enviar desde un dispositivo (escáner, ERP) por SMTP autenticado: no puede autenticarse porque no tiene contraseña.
Convertir un buzón de usuario en compartido
Es un cambio reversible y sin pérdida de datos:
- En el Centro de administración de Exchange, abre el buzón del usuario y elige Convertir en buzón compartido.
- Espera a que termine la conversión (unos minutos).
- Da permisos de Acceso total y Enviar como a las personas que deban usarlo.
- Quita la licencia al usuario original. Si tiene datos en OneDrive, guárdalos antes: el OneDrive no se conserva con el buzón.
- Bloquea el inicio de sesión de la cuenta. Un buzón compartido con contraseña activa es un vector de ataque sin MFA.
Un detalle que casi nadie revisa
Los buzones compartidos conservan la cuenta en Entra ID. Si no bloqueas el inicio de sesión y no tienen MFA, cualquiera que consiga la contraseña puede entrar. Es uno de los puntos que revisamos siempre en una auditoría de seguridad.